Beispiele
Vier Aufgaben. Vier digitale Mitarbeiter.
Jedes Beispiel zeigt eine Aufgabe, die heute manuell erledigt wird — und wie ein digitaler Mitarbeiter sie übernimmt. Auslöser, Ablauf, Ergebnis.
Rechnungsprozess — von Eingang bis Zahlung
Die Situation
Rechnungen kommen in Dutzenden Formaten. Elektronische Rechnungen haben unterschiedlichste Strukturen und enthalten trotzdem nicht alle notwendigen Informationen. Die Prüfung selbst ist nur der Anfang — danach folgen Dispute, Gutschriften, Sammelzahlungen, Mahnläufe. Software erledigt die Prüfung, nicht die Aufgabe.
Der digitale Mitarbeiter
Erkennt Formate und Strukturen automatisch. Ergänzt fehlende Informationen aus Bestellungen und Lieferscheinen. Prüft gegen Preisvereinbarungen und Konditionen. Löst Folgeprozesse aus: Dispute bei Abweichungen, Verrechnung mit offenen Gutschriften, Sammelzahlungen zur Reduzierung von Überweisungskosten. Berechnet und versendet Gutschriften. Steuert Mahnstufen bis zur letzten Frist.
Das Ergebnis
Nicht nur geprüfte Rechnungen — ein vollständiger Rechnungsprozess von Eingang bis Zahlung. Skontofristen werden ausgenutzt, nicht verpasst. Dispute werden am Tag der Rechnung eröffnet, nicht Wochen später. Die Buchhaltung entscheidet nur noch dort, wo es sich lohnt.
Beschaffung
Die Situation
Bestände sinken. Lieferzeiten schwanken. Der Einkauf reagiert statt zu planen. Bestellungen passieren zu spät oder in der falschen Menge, weil niemand alle Variablen gleichzeitig im Blick hat.
Der digitale Mitarbeiter
Analysiert Bestände, Bedarf, Lieferzeiten und Einkaufspreise. Erstellt Einkaufsvorschläge. Bewertet Lieferantenangebote gegen historische Daten. Meldet Abweichungen von Rahmenverträgen.
Das Ergebnis
Einkauf wird planbar. Bestellmengen stimmen. Der Einkäufer entscheidet — auf Grundlage vollständiger Daten statt Bauchgefühl.
QM-Nachweis und Audit-Vorbereitung
Die Situation
Das Managementsystem ist dokumentiert. Aber im Alltag fehlen Nachweise. Vor jedem Audit werden Ordner zusammengesucht, Lücken geschlossen, Protokolle nachgeschrieben. Der Auditor sieht eine Momentaufnahme, keine gelebte Praxis.
Der digitale Mitarbeiter
Führt Prozesse aus und erzeugt Nachweise als Nebenprodukt der Arbeit. Dokumentiert jeden Schritt, jede Entscheidung, jede Abweichung. Erzeugt QM-Berichte aus der laufenden Organisation. Meldet offene Maßnahmen an den Verantwortlichen.
Das Ergebnis
Das QM-Handbuch entsteht aus der Realität, nicht aus der Erinnerung. Audits werden zur Routine statt zum Kraftakt. Kreditgeber und Geschäftspartner sehen ein belastbares System, nicht ein gepflegtes Dokument.
Wiederkehrender Verwaltungsvorgang
Die Situation
Eine Kommune bearbeitet jeden Monat mehrere hundert gleichartige Vorgänge. Beschaffungsanfragen, Mittelfreigaben, Verwendungsnachweise. Jeder Vorgang durchläuft dieselben Schritte. Drei Mitarbeiter verwenden die Hälfte ihrer Arbeitszeit darauf.
Der digitale Mitarbeiter
Nimmt den Vorgang entgegen. Prüft Vollständigkeit und Regeln. Erstellt die Dokumentation. Leitet den Vorgang an den Zeichnungsberechtigten weiter, wenn eine Freigabe erforderlich ist.
Das Ergebnis
Vorgänge werden in Minuten statt Tagen bearbeitet. Die Dokumentation ist lückenlos und prüfbar. Die drei Mitarbeiter arbeiten an Aufgaben, für die sie eingestellt wurden.
Das Muster ist immer gleich
Ein Auslöser. Ein definierter Ablauf. Ein dokumentiertes Ergebnis. Und eine Aufgabe für einen Menschen, wenn es notwendig ist.
Jeder Prozess, der diesem Muster folgt, ist ein Kandidat. In Unternehmen, in Beratungsmandaten, in Verwaltungen.
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